Hoe voorkom je dubbele boekingen op een minicamping?

Een gast belt, een ander stuurt een appje, een derde boekt via een platform. Als je die reserveringen bijhoudt in een schriftje, een Excel-bestand en een telefoonagenda, loopt er vroeg of laat iets uit de pas. Je vergeet een aantekening over te nemen, of twee gasten vragen dezelfde week binnen een uur van elkaar aan.

Dubbel boeken is dus geen kwestie van beter opletten. Het is een gevolg van een werkwijze met meerdere administraties naast elkaar.

Kies één plek waar alle reserveringen staan en behandel die als de enige waarheid. Elke boeking, ook een telefonische of een mondelinge afspraak met een stamgast, voer je daar direct in. Een boeking die niet in de kalender staat, bestaat niet.

Zo’n kalender hoeft niet ingewikkeld te zijn. Belangrijker is dat jij, en eventueel een partner of hulp, hem vanaf je telefoon kunt raadplegen en bijwerken.

Online reserveren haalt het handwerk weg, maar alleen als het systeem bij elke boeking controleert of de plek nog vrij is. Dat is ook de enige bescherming tegen het lastigste scenario: twee gasten die op hetzelfde moment dezelfde periode boeken.

Een goed reserveringssysteem blokkeert de plek zodra de eerste gast zijn boeking afrondt. De tweede gast ziet dan direct dat de periode niet meer beschikbaar is.

Verhuur je ook via Airbnb, Booking.com of een regionaal platform? Dan is dat de meest voorkomende bron van dubbele boekingen, omdat elk platform zijn eigen kalender heeft.

De standaardoplossing is een iCal-koppeling. Je kalender exporteert je bezetting naar het platform en importeert tegelijk de boekingen die daar binnenkomen. Een boeking op het ene kanaal blokkeert dan automatisch dezelfde plek op het andere. Houd er rekening mee dat platforms hun kalenders met enige vertraging verversen, dus geef bij een volle week extra aandacht aan de bezetting.

Een reservering zonder betaling is een vrijblijvende optie. Door gasten bij het boeken online te laten betalen, bijvoorbeeld via iDEAL, wordt de plek pas definitief vergeven op het moment dat er daadwerkelijk iets is voldaan. Dat voorkomt dat plekken geblokkeerd blijven door gasten die uiteindelijk niet komen.

Ook met een goede werkwijze kan er iets misgaan, bijvoorbeeld door een vertraagde platform-synchronisatie. Neem dan snel zelf contact op met de gast die als laatste heeft geboekt, voordat die op eigen initiatief arriveert.

• Bied een alternatieve plek of een andere periode aan.
• Restitueer direct het volledige bedrag als er geen oplossing is.
• Overweeg een gebaar, zoals korting op een volgend verblijf. Eerlijk en snel handelen scheelt vaak een slechte recensie.